Banjarnegara – Dalam rangka menindaklanjuti kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengawasan Kearsipan Internal yang telah dilaksanakan pada Senin, 28 April 2025, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Disarpus) Kabupaten Banjarnegara melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi di lingkungan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (Dispermades PPKB) pada Rabu, 7 Mei 2025.
Tim III dari Disarpus Banjarnegara yang terdiri dari Veriyanto, S.T. (Sekretaris Dinas), Fatimah Wahyu Nuryadani, A.Md., Dewi Kurniawati, A.Md., dan Muchammad Andar Bachtiar, A.Md. selaku arsiparis, hadir untuk meninjau langsung pelaksanaan pengelolaan kearsipan di lingkungan Dispermades PPKB.
Kehadiran tim disambut langsung oleh Plt. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dispermades PPKB Banjarnegara, Suryati, SE, bersama pengelola arsip Dispermades PPKB dan perwakilan dari masing-masing bidang.
Dalam kesempatan ini, Tim Disarpus memberikan arahan teknis terkait pengelolaan arsip, baik secara fisik maupun melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI). Masing-masing perwakilan bidang mendapatkan penjelasan mengenai prosedur pengarsipan surat dan pemberkasan arsip aktif secara digital.
Kegiatan monitoring ini juga menjadi sarana evaluasi terhadap tindak lanjut dari Bimtek sebelumnya. Evaluasi lanjutan dijadwalkan akan dilaksanakan pada tanggal 4 Juni 2025, dan beberapa hal telah disampaikan untuk dipersiapkan oleh Unit Kearsipan (UK) dan Unit Pengolah (UP) di lingkungan Dispermades PPKB.
Beberapa poin penting yang harus dipersiapkan antara lain:
Untuk Unit Kearsipan (UK) – Penanggung Jawab: Sekretaris Dinas
- Penyajian dan penataan arsip inaktif
- Penyusunan daftar arsip inaktif
- Proses alih media arsip inaktif beserta berita acara dan daftar alih medianya
- Pemusnahan arsip sesuai ketentuan
Untuk Unit Pengolah (UP) – Penanggung Jawab: Kepala Bidang masing-masing
- Penyediaan contoh surat seperti nota dinas, surat perintah tugas, dan surat dinas keluar
- Buku agenda surat masuk dan keluar
- Pemberkasan arsip aktif di aplikasi SRIKANDI
- Pembuatan folder khusus pemberkasan dan pencetakan berkas aktif
- Proses alih media arsip aktif serta berita acara yang ditandatangani Kepala Bidang
- Penyusunan daftar arsip aktif yang dialihmediakan (berisi unit pengolah, nomor urut, jenis arsip, kurun waktu, dan keterangan)
- Pemindahan arsip inaktif dari bidang ke sekretariat disertai berita acara dan daftar isi berkas yang ditandatangani pimpinan UP dan UK
Kegiatan ini merupakan bentuk komitmen bersama dalam mewujudkan tertib arsip yang profesional, modern, dan sesuai regulasi. Diharapkan, melalui monev ini, kualitas pengelolaan arsip di lingkungan Dispermades PPKB Banjarnegara semakin meningkat, baik dalam aspek fisik maupun digital.